Online arrangementer? Virtuelle events? Online møder? Digitale begivenheder? Webinarer?

Teams, Dynamics 365 Marketing, Mailchimp, Online events

Kært barn har mange navne. Fælles for dem er, at der er tale om arrangementer, der afholdes over nettet, hvilket er en oplagt forretningsmulighed i disse tider.

Af Louise Lykke Nielsen, marketingkonsulent, MicroPartner

Online arrangementer

Er du træt af, at alle de arrangementer, som du møjsommeligt har planlagt og booket lokale til, bliver aflyst eller udskudt pga. Covid-19?

Og er du tilsvarende som deltager irriteret over, at de arrangementer, som du har glædet dig til at deltage i, bliver aflyst på stribe?

Eller måske er du som potentiel deltager irriteret over, at flere arrangementer ikke bare med det samme bliver udbudt online, så du på sikker vis kan deltage?

Der er vist ingen tvivl om, at den nuværende pandemi har gjort livet mere uforudsigeligt og sværere at navigere i. De konstant forandrende retningslinjer betyder, at gennemførsel af arrangementer bliver en uforudsigelig størrelse. Men det behøver det ikke at være. Det er nemlig muligt at gennemføre, hvis ikke alle, så de fleste arrangementer online. Det betyder, at arrangementer som uddannelser, møder, seminarer, produktdemonstrationer, foredrag, konsultationer osv. uden problemer kan afvikles over nettet – til fordel for både arrangør og deltager.

Der findes adskillelige virksomheder, som specialiserer sig i afholdelse af online arrangementer, herunder GoToWebinar, Cvent, Eventbrite, WebEx og ON24. Derudover kan du også bruge Teams, som faktisk kan understøtte op til 10.000 deltagere!

Fordele ved online arrangementer

Den største fordel lige nu ved at afholde arrangementer online er, at hverken arrangør eller deltager udsætter sig for unødig smitterisiko. Men faktisk kan online arrangementer også være en mere fleksibel måde at gennemføre arrangementer på for både arrangør og deltager.

Deltagerne skal fx ikke afsætte tid til transport, hvilket også er bedre for miljøet, og arrangøren skal ikke sørge for booking af lokale, printe navneskilte, forfriskninger etc.

Der er også andre fordele. Fx giver GoToWebinar mulighed for at optage arrangementet og efterfølgende sende det til deltagerne, så de har mulighed for at se eller gense eventet. Eventbrite giver mulighed for dels at bruge Eventbrite Payment Processing, som lader deltagerne betale online. WebEx kan afvikle arrangementer med op til 3.000 deltagere, men har du behov for flere, kan du med WebEx Webcasting understøtte op til 100.000 deltagere.

Microsoft Teams har også mulighed for at optage arrangementet og dele det med deltagerne på et senere tidspunkt. Derudover har Teams bl.a. mulighed for liveundertekster, chat og en ”ræk hånden op funktion”.

Event management

Fælles for alle ovenstående udbydere er, at de kan kobles på marketing platforme og/eller CRM-løsninger, så du som arrangør, får et komplet system til event management.

Hos MicroPartner arbejder vi med tre marketingplatforme: Mailchimp, ClickDimensions og Dynamics 365 Marketing, der alle rummer event management, omend i forskelligt omfang, og som kan integreres med Dynamics 365 CRM. Integrationen sørger for, at alle eventinformationer, til/frameldinger samt eventdeltagelse automatisk ryger ind i CRM. Du kan derfor meget let følge med i hvilke personer, der tilmelder sig, og hvilke der deltager og meget mere.

Med integrationen til CRM giver du samtidig andre afdelinger i din organisation adgang til informationer om deltagerne. Det betyder fx, at salg kan bearbejde deltagerinformationer og udvælge de bedste leads, mens økonomi kan få adgang til oplysninger omkring deltagernes betalinger.

Fra invitation til afholdelse af online arrangementer

Med event management værktøjerne kan du bygge en flot invitation på en landing page og indsætte web formularer, som deltagerne kan bruge til at tilmelde sig eventet. Du kan sende din invitation ud via mail med link til din landing page.

Du kan også bruge digital annoncering eller sociale medier for at nå ud til et bredere publikum. Du kan følge med i hvem, der modtager invitationen og hvem der tilmelder sig – alt sammen i realtid.

Herefter kan du via automation opsætte forskellige handlinger, som skal ske baseret på deltagernes adfærd. Fx kan du sætte bekræftelsesmail op, så deltageren ved, at tilmeldingen og/eller betalingen er gået igennem.

Der kan også sendes påmindelser om at tilmelde eller framelde eventet og meget mere. Du kan genbruge deltagerlister til kommende events, ligesom du kan sende spørgeskemaer ud til deltagerne efter afholdte events, så du kan få feedback og dermed har mulighed for at justere og tilpasse dine events fremover.

Mulighederne er mange for at arbejde struktureret og kreativt!

Eksempel på event eksekvering

  • 1

    Opret landing page med invitation

    Du kan indsæt web formularer, som deltagerne kan bruge til at tilmelde sig eventet.

  • 2

    Udsend invitation

    Du kan sende din invitation ud via mail med link til din landing page.

    2

  • 3

    Brug sociale medier eller digital annoncering

    Du kan også bruge digital annoncering eller sociale medier for at nå ud til et bredere publikum.

  • 4

    Brug automation til at opsætte forskellige handlinger

    Fx kan du sætte bekræftelses mail op, så deltageren ved, at tilmeldingen og/eller betalingen er gået igennem. Det kan også være påmindelser om at tilmelde eller framelde eventet og meget mere.

    4

  • 5

    Indhent feedback gennem spørgeskemaer

    Du kan sende spørgeskemaer ud til deltagerne efter afholdt event, så du kan få feedback og dermed har mulighed for at justere og tilpasse dine events fremover.

Marketingplatforme og udbydere af online arrangementer

Det kan være svært at gennemskue hvilken udbyder, marketingplatform og integration, du har behov for.

Lad os hjælpe dig med at afdække dine behov, så du hurtigt kan komme i gang med at afholde alle dine arrangementer online.

Kontakt os på +45 43 45 06 60.

Ring til os

+45 43 45 06 60

Hold dine arrangementer online

Mailchimp, ClickDimensions, Dynamics 365 Marketing, Teams

X