Fra nice-to-have til need-to-have
Transparens og vidensdeling
Optimera bruger CRM-løsningen Microsoft Dynamics 365 til at skabe transparens og vidensdeling i virksomhedens projektsalg. Springet fra nice-to-have til need-to-have skabte en ny CRM-kultur, og partnerskabet med MicroPartner er en vigtig del af historien.
”Jeg troede, at det ville blive et helvede, men den udvidede CRM-løsning fik en fantastisk modtagelse,”
Finn Thomsen, projektdirektør
Kæden med 200 medarbejdere, 15 store byggemarkeder og 45.000 varenumre leverer årligt over 1000 projekter. Optimeras medarbejdere opmåler og beregner projektets materialebehov i det skarpest mulige tilbud på alt fra tilbygninger til større bygningskomplekser. Nu er hele workflowet transparent og synligt. Lige fra en sælger ude i byggemarkedet får forespørgslen fra en kunde, til tilbuddet er accepteret eller afslået. Optimera har samlet forretningsgangen i CRM-løsningen Microsoft Dynamics 365, og derfor var projektdirektøren meget spændt, da systemet gik i luften.
Ny CRM-kultur og fælles viden
Brat overgang
”Vi valgte simpelthen at slukke for den gamle måde at arbejde med projekter på, så det var en brat overgang. Der var ingen kritik, ingen problemer og blot nogle få spørgsmål. Jeg må konstatere, at undervisningen af nøglemedarbejdere ude i byggemarkederne og navnlig de ni små instruktionsvideoer på intranettet gav løsningen en meget fin start.”
”Tidligere var CRM mest en opslagsdatabase, hvor man kunne finde kundernes kontaktinformation, men nu er medarbejderne ganske enkelt nødt til at bruge løsningen for at kunne gennemføre et projektsalg. Det er en ny CRM-kultur.”
Finn Thomsen, projektdirektør
Finn Thomsen er leder af Optimeras to projektcentre og otte medarbejdere, der arbejder med projekterne. CRM-løsningen rækker ud til over 100 sælgere ude på byggemarkederne, for det er som regel her, Optimera første gang kommer i kontakt med kundens projekt.
Kundeprofil
Optimera
Optimera omfatter 15 store byggemarkeder i Danmark og Grønland, samt et online byggecenter med landsdækkende levering. Som professionel byggecenterkæde er størstedelen af Optimeras kunder professionelle håndværkere, der arbejder med bygge- og renoveringsprojekter. Optimera har også en betydelig omsætning fra gør-det-selv kunder.
Optimera er ejet af Saint-Gobain Distribution Denmark, som begge er ejet af den franske koncern Saint-Gobain (repræsenteret i 64 lande med i alt 200.000 medarbejdere). Saint-Gobain Distribution Denmark (repræsenteret i 3 lande med i alt 1250 medarbejdere) distribuerer produkter og løsninger af høj kvalitet til bygge- og anlægssektoren i Danmark, Island og Grønland.
Saint-Gobain Distribution Denmark ejer Optimera, Brødrene Dahl, ProTræ, Øland og Zupply.
Læs mere om Optimera her.
Løsning på tegnebrættet
Digitalisering af delprocesser
Ideen til den nye løsning opstod, da Finn Thomsen tiltrådte som projektdirektør. I den rolle ønskede han mere fælles viden, bedre analysemuligheder og bedre flow i Optimeras processer i forhold til projekterne.
Målet var at forlade manuelle og meget individuelle arbejdsgange og i stedet få mere transparens i arbejdet ved at gøre alle delprocesser digitale.
Sammen med business controller Jesper Fuglsang brugte projektdirektøren to dage på at ”tegne” løsningen, og Jesper Fuglsang vurderede at CRM-løsningen fra Microsoft kunne løse opgaven. Derfor tog Optimera fat i sin faste CRM-leverandør MicroPartner, der også leverer CRM til Brødrene Dahl, som Optimera er i koncernfællesskab med i Saint-Gobain.
Partneren udfordrede
Dialog midt om natten
”Først forklarede vi, hvorfor vi var forskellige fra Brødrene Dahl, og MicroPartners konsulenter var gode til at lytte. De byder ind med en bred viden, og de er også dygtige til at udfordre os.
I dette projekt var de helt skarpe på at advare os mod at afvige for meget fra standarden og lave for meget egenudvikling. Samarbejdet var alt i alt meget fint, og jeg sætter pris på både sparringen og selve produktforståelsen hos MicroPartner,”
Jesper Fuglsang, business controller
Jesper Fuglsang, som var projektleder på det succesfulde CRM-projekt. Han var endog i dialog med sin udviklingspartner midt om natten, da projektet nærmede sig afslutningen, hvilket fortæller en historie om gensidig ansvarsfølelse.
MicroPartner udviklede CRM-løsningen for Optimera, og efter test og fejlrettelse kom den i drift, hvilket straks medførte et boost i brugen af CRM. Første måned med den nye løsning blev medarbejdernes brug af systemet ti-doblet fra få hundrede til over 2000 aktivitetspunkter.
Men det helt afgørende er, at forretningsprocesserne omkring alle projekter nu er mere strømlinede og giver Optimera mulighed for at lære og blive bedre.
Om løsningen
Optimera bruger Microsoft Dynamics 365 Sales og Microsoft Dynamics 365 Customer Service til at skabe transparens og vidensdeling i virksomhedens projektsalg, som årligt består af over 1000 projekter.
Optimeras medarbejdere opmåler og beregner projektets materialebehov i det skarpest mulige tilbud på alt fra tilbygninger til større bygningskomplekser. Nu er hele workflowet transparent og synligt. Lige fra en sælger ude i byggemarkedet får forespørgslen fra en kunde, til tilbuddet er accepteret eller afslået.
Alle kan se alt
Stærkt overblik
”Tidligere var vi afhængige af, den viden som den enkelte medarbejder lå inde med og om der var ferie eller sygdom. Der var også mange små papirlapper. Nu oplever vi en lang række operationelle fordele i hverdagen, fordi alle har den rigtige og aktuelle information.
Sælgerne ude i byggemarkederne kan gå ind i systemet, og de kan se præcis hvor langt processen er kommet i forhold til opmåling og tilbudsgivning. Som leder kan jeg også se, hvordan vi bruger vores ressourcer, og jeg kan få en helt aktuel status.”
Finn Thomsen, projektdirektør
Filosofien i CRM-løsningen er, at alle kan se alt. Det betyder, at sælgeren kan have tilbuddet og dets forudsætninger med ud på en iPad til et kundemøde. Løsningen giver også sælgeren en automatisk reminder, så opfølgningen ikke bliver overset.
Nu har Optimera et transparent vidensgrundlag og kan træffe faktabaserede beslutninger. Hos Optimera er den avancerede CRM-løsning et af flere skridt på vejen mod at optimere med digitalisering. Næste skridt kan være at selve opmålingen til projekterne sker elektronisk.
Fra individuel viden til fælles viden
Viden er guld værd
Overordnet set får Optimera nu langt mere skarp viden om projekterne. Finn Thomsen ser desuden en lang række optimeringsmuligheder af Optimeras projektforretning, fordi systemet afslører mønstrene i tabte og vundne sager, og Optimera kan nu blive klogere på årsagerne. Den slags viden er guld værd i konkurrencen med andre byggemarkeder på det professionelle marked.
”Vi har ikke gennemført en analyse af return-on-investment på det her projekt. Men værdien er helt indiskutabel, fordi vi både får bedre arbejdsgange og mere viden med denne løsning.
Vi ændrer kulturen i retning af en mere faktabaseret ledelse, og det kan vise sig at være utroligt værdifuldt. Hovedideen er jo, at vi gør individuel viden til fælles viden. Selv om vores forretning i meget høj grad handler om gode og tillidsfulde relationer til kunderne, så kan vi sagtens bruge mere viden om projekterne.”
Finn Thomsen, projektdirektør
Tre hårde CRM-gevinster hos Optimera
Kontakt os for at høre nærmere eller for en personlig demonstration
Læs flere kundehistorier her
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2021/02/Synap-hvid.jpg
200
350
Dennis Rasmussen
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2023/08/mp-ecit-logo-white.png
Dennis Rasmussen2020-12-09 10:22:012023-04-27 15:48:32Synap IoT
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2021/02/DanuCare.jpg
200
350
Dennis Rasmussen
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2023/08/mp-ecit-logo-white.png
Dennis Rasmussen2019-03-21 08:10:572023-04-28 09:56:02DanuCare
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2021/02/Kompan.jpg
200
350
Dennis Rasmussen
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2023/08/mp-ecit-logo-white.png
Dennis Rasmussen2019-01-30 12:08:232023-05-16 11:10:52Kompan
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2021/02/Optimera.jpg
200
350
Dennis Rasmussen
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2023/08/mp-ecit-logo-white.png
Dennis Rasmussen2018-03-02 05:21:052023-04-28 10:04:13Optimera
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2021/02/Orbicon.jpg
200
350
Dennis Rasmussen
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2023/08/mp-ecit-logo-white.png
Dennis Rasmussen2018-03-01 11:40:082023-04-28 10:09:56Orbicon Informatik
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2021/02/Norican.jpg
200
350
Dennis Rasmussen
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2023/08/mp-ecit-logo-white.png
Dennis Rasmussen2016-12-08 14:07:242023-04-28 10:39:44Norican Group
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2021/02/Teracom-1.jpg
200
350
Dennis Rasmussen
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2023/08/mp-ecit-logo-white.png
Dennis Rasmussen2016-06-27 13:46:032023-04-28 10:42:22Teracom Boxer
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2016/06/brd-dahl-ny.jpg
200
350
Dennis Rasmussen
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2023/08/mp-ecit-logo-white.png
Dennis Rasmussen2016-06-27 13:45:422023-04-28 10:49:22Brødrene Dahl
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2021/02/selandia.jpg
200
350
Dennis Rasmussen
https://micropartner.dk/wp-content/uploads/2023/08/mp-ecit-logo-white.png
Dennis Rasmussen2016-06-27 13:38:452023-04-28 11:50:31SelandiaVores team af erfarne og dedikerede konsulenter står altid klar til at hjælpe og vejlede dig, så du kan træffe den bedste beslutning. Uanset om du har brug for rådgivning, eller hvis du ønsker at få en personlig demonstration, så er vi klar til at hjælpe.
Kontakt os i dag via formularen , og så vender vi tilbage til dig hurtigst muligt.
Du er også velkommen til at kontakte os direkte på Tlf.: 70 87 05 40.
