Email tracking med Dynamics 365 CRM

Få det forkromede overblik over alle dine emails

Hvad er Email Tracking i Dynamics 365?

Email tracking knytter din indbakke sammen med Dynamics 365 CRM og gør det muligt at gemme alle relevante emails direkte i dit CRM system.

Email tracking kan resultere i et forbedret overblik og en øget effektivitet i hele din virksomhed. Med Email tracking i Dynamics 365 kan du sikre, at du altid har de rette informationer og at essentielle emails altid er lettilgængelige, der hvor de skal bruges.

Bedre overblik og øget effektivitet med email tracking

Med email tracking mellem Dynamics 365 og Outlook kan du f.eks. få emails knyttet til en bestemt kontaktperson CRM systemet. Herefter kan du finde alle sporede emails på kontaktpersonens tidslinje i Dynamics 365.

Emails kan også knyttes til mange andre objekter i dit CRM system, så som firmaer, kunde-emner og salgsmuligheder.

Med email tracking slipper du for at søge din indbakke igennem, da du kan finde alle sporede emails direkte i Dynamics 365. Dette er med til at øge overblikket og gøre det langt mere effektivt at finde relevante emails.

Forskellige former for email tracking i Dynamics 365

Email tracking kan gøres på forskellige måder i Dynamics 365 og Outlook. Manuel tracking præcis kontrol over hvad og hvordan email spores. Med automatisk tracking opstiller du et sæt regler for, hvordan systemet selv tracker emails. Til sidst er der sporing på mapper, hvor foldere i din indbakke er knyttet til objekter i Dynamics 365 så som firmaer, kontakter, salgsmuligheder eller lignende.

Af Dennis Rasmussen, Office365/Dynamics365 konsulent, Micropartner

Manuel Email Tracking I Dynamics 365 og Outlook

Her skal du selv vælge, hvilke emails, der skal trackes, og til hvilke objekt i Dynamics 365 emailen skal trackes til.

Hvordan fungerer det?

  • Step 1

    Du åbner en email i din Outlook inbox og åbner din Dynamics 365 tab direkte i emailen.

  • Step 2

    Emailen spores ved hjælp af ”Track” muligheden.

    Step 2

  • Step 3

    Knyt emailen til et specifikt objekt vha. ”set regarding” muligheden. Her kan du knytte emailen direkte til firmaer, kontakter, kundeemner, salgsmuligheder eller f.eks. knowledge base artikler i Dynamics 365-systemet.

    Det er kun muligt at tracke så specifikt med manuel sporing.

Fordele og ulemper ved manuel email tracking.

  • Specifik tracking med ”set regarding” gør Dynamic 365 tidslinjen langt mere brugbar, end hvis man blot sporer samtlige emails. Det er typisk ikke værd at tracke alle emails, da emails uden relevant information blot gør det sværere at finde noget brugbart frem.

  • Specifik email tracking på individuel email-bases er kun muligt med manuel tracking. Dette anses som ”best practice” i langt de fleste tilfælde, hvor man bruger email tracking.

  • Manuel tracking skal gøres på alle relevante emails, og dette tager en smule tid per email.

  • Organisationen har ikke samme kontrol over, hvad der trackes og hvad der ikke trackes, sammenlignet med automatisk tracking.

Eksempel på email tracking i Outlook. I højre side kan du se Dynamics 365 direkte i outlook. Her er emailen sporet til firmaet Coho Vinery og til contactpersonen Jim Glynn.

Automatisk Email Tracking I Dynamics 365 og Outlook

Der er adskillige muligheder for tracke emails helt automatisk, så medarbejderen ikke skal gøre noget.

  • Track alle emails

    Her spores alle emails, der relateret til Costumer Engagement. Hvis du vælger denne mulighed, vil Dynamics 365 spore samtlige emails, dette kan også inkludere junk-emails ud over forretningsrelevante emails. Denne mulighed anbefales generelt ikke.

  • Track alle emails fra Dynamic 365 kontakter, kundeemner og firmaer

    Dette tracker kun en email, hvis den kommer fra en afsender registreret i Dynamics 365 Customer Engagement som enten kontakt, firma eller kundeemne. Dette anbefales kun, hvis der er lav frekvens af emails fra dine kontakter.

  • Track emails fra Dynamics 365 for Customer Engagement-poster, hvor email er aktiveret.

    Sporer mails fra alle posttyper, herunder brugerdefinerede posttyper, der indeholder et mailadressefelt.

Fordele og ulemper ved Automatisk Email Tracking

  • Det kører helt automatisk, medarbejderen skal ikke bruge tid i sit workflow, hvilket kan effektivisere arbejdsdagen.

  • Der er ingen menneskelige fejl, alle emails – der opfylder kriterierne – bliver sporet.

  • Organisationen kan styre reglerne for, hvad der spores og hvad der ikke spores.

  • Automatisk Email Tracking kan ikke spore specifikt ned til sager, kundeemner og salgsmuligheder, hvilket gør det mindre brugbart sammenlignet med manuel tracking.

  • Automatisk Email Tracking kan skabe unødvendigt rod i tidslinjen i Dynamics 365, da den ikke sortere og udvælge så specifikt som manual tracking.

Email Tracking via mapper i Outlook

Mapper I Outlook kan knyttes sammen med kontakter, firmaer, kundeemner, sager eller salgsmuligheder i Dynamics 365. Du kan benytte dig af manuel mappe sporing, hvor medarbejderen selv skal flytte hver enkelt email, som skal spores.

Det er også muligt at sætte regler op for automatisk routing af emails til specifikke mapper. Du kan eksempelvis sætte en regel op, så alle emails fra en MicroPartner kontakt automatisk flyttes over til en MicroPartner mappe, som så er knyttet til MicroPartner-firmaet i Dynamics 365.

Fordele og ulemper ved Email Tracking via mapper i Outlook

  • Det skaber orden i din Inbox, og det er nemt at lokalisere emails i dine mapper.

  • Effektivt og simpelt for mindre virksomheder med et fåtal af tilknyttede firmaer og kontakter.

  • Det maksimale antal af sporede mapper er relativt lavt per bruger, så denne metode fungerer typisk kun for mindre virksomheder.

  • Øget risiko for fejl ved manuel flytning, hvis man kommer til at lægge en email i den forkerte mappe.

  • Kan ikke tracke til én bestemt sag, kundeemne eller salgsmulighed, uden at der oprettes en ny specifik mappe eller undermappe med en ny specifik regel tilknyttet.

  • Automatisk routing af emails til mapper har de samme ulemper som ved automatisk email tracking – det er ikke specifikt og det kan skabe rod med sporing af unødvendige emails.

Fordele og ulemper ved Automatisk Email Tracking

  • Det kører helt automatisk, medarbejderen skal ikke bruge tid i sit workflow, hvilket kan effektivisere arbejdsdagen.

  • Der er ingen menneskelige fejl, alle emails – der opfylder kriterierne – bliver sporet.

  • Organisationen kan styre reglerne for, hvad der spores og hvad der ikke spores.

  • Automatisk Email Tracking kan ikke spore specifikt ned til sager, kundeemner og salgsmuligheder, hvilket gør det mindre brugbart sammenlignet med manuel tracking.

  • Automatisk Email Tracking kan skabe unødvendigt rod i tidslinjen i Dynamics 365, da den ikke sortere og udvælge så specifikt som manual tracking.

Eksempel på email tracking mellem Dynamics 365 og Outlook. Her kan du se emailen knyttet til firmaets side i Dynamics 365. Alle trackede emails kan findes i tidslinjen, som er i midten af skærmbilledet.

Email Tracking er et fantastisk værktøj – hvis det bruges korrekt

Email tracking er et stærkt værktøj i en travl hverdag, hvor overblik over information og kommunikation spiller en afgørende rolle. Det er derfor vigtigt, at email tracking sættes korrekt op og arbejdsgangen med email tracking bruges optimalt.

Har du brug for hjælp til at implementere email tracking i din virksomhed, eller vil du blot høre mere om de spændende muligheder, så er MicroPartner klar til at hjælpe dig.

Kontakt os for mere info eller en gratis demo

Vores team af erfarne og dedikerede konsulenter står altid klar til at hjælpe og vejlede dig, så du kan træffe den bedste beslutning. Uanset om du har brug for rådgivning, eller hvis du ønsker at få en personlig demonstration, så er vi klar til at hjælpe.

Kontakt os i dag via formularen herunder, og så vender vi tilbage til dig hurtigst muligt.

Vil du vide mere?

+45 4345 0660

Fandt du ikke det, du ledte efter?

Costumer Journey i Dynamics 365Sales Navigator Integration til CRM
X