Hvad kan Teams gøre for dit CRM-system?
Med en Microsoft Teams integration til Dynamics 365, bliver en række spændende kommunikations-værktøjer tilgængelige direkte i dit CRM system. Du kan modtage og foretage opkald, der gør brug af smarte funktioner i ”conversation intelligence”, der kan effektivisere din arbejdsgang. Derudover får du adgang til Teams chatfunktion, hvor du kan chatte med andre i din organisation.
Modtag opkald og ring ud direkte fra CRM-systemet
Med en integration af Teams opkald kan gøre din hverdag lettere og mere effektiv. Teams gør det nemlig muligt at foretage og modtage opkald direkte i CRM systemet, blandet andet Dynamics 365 Sales Hub. Dette kan både være til/fra andre Teams-brugere eller til/fra helt almindelige telefoner, som f.eks. et opkald fra en kunde.
Her ses et indgående opkald til Dynamics 365 Sales Hub. Der kommer automatisk en popup, hvor opkaldet kan svares. Der kan også ses information på personen, der ringer ind, hvis telefonnummeret er knyttet til en kontakt i CRM-systemet.
Hvis du vil ringe ud, kan du blot trykke Teams-vinduet frem og skrive nummeret ind og kalde op. Hvis personen allerede findes i dit CRM-system, kan du også blot finde personen frem og ringe direkte fra kontaktens side ved at trykke på telefonikonet ud for telefonnummeret.
Ved indgående opkald, kan du altid se, hvilket nummer, der ringer. Og hvis telefonnummeret allerede er tilknyttet til en kontakt i CRM-systemet, vil du også se navnet på kontakten under telefonnummeret.
Planlæg opkald og lav dem direkte fra en opkaldsliste
Du kan planlægge opkald som en aktivitet/opgave i Dynamics 365. Sælgere kan have en liste af kunder, som de skal kontakte og support-medarbejere kan have en række af sager, som kræver kundekontakt. Her kan der laves opkaldslister, hvor det er muligt at ringe ud direkte fra listen.
I viewet ved siden af listen kan der ses alle de relevante oplysninger på f.eks. kunden eller den sag, der skal tales om. På denne måde har man altid brugbare oplysninger ved hånden og det er muligt at have et overblik over, hvor mange opkald, der skal håndteres.
Med Teams integrationen i Dynamic 365 kan du let og elegant ringe og modtage opkald direkte fra Sales dashboardet.
Af Dennis Rasmussen
Office 365 & Dynamics 365 konsulent
Micropartner
Hold styr på de vigtige informationer under opkaldet
Under opkaldet gør Teams integrationen det muligt at lave en lang række nyttige opgaver. Du kan oprette en ny kontakt og knytte telefonnummeret hertil, dette kan også gøres med nyt firma, kundeemne eller salgs mulighed. Du kan skrive noter direkte i opkaldet, så d ikke glemmer de vigtigste ting. Det er også muligt at se en real time transskribering, så du får tekstet samtalen løbende, hvilket kan gøre det nemmere at fange alle de vigtige detaljer.
Transformer opkald til værdifulde data med ”Conversation Intelligence”
Når du integrerer Teams ind i Dynamics 365 kan du gøre brug af ”conversation intelligence”, som er et yderst stærkt værktøj. Under opkaldet samles der nemlig en række værdifulde data ind, som du både kan tilgå under opkaldet, så som den løbende transskribering, og efter opkaldet via ”call summary”.
Opkaldet bliver naturligvis også registreret til tidslinjen på den kunde, kontakt eller firma, der ringes med. Efterfølgende kan du altid gå ind på tidslinjen og se informationer omkring opkaldet.
Call Summary giver dig et væld af brugbar data
Efter et opkald kan du tilgå et ”call summary”, der er en meget omfattende opsummering af opkaldet. Der er et massevis af informationer gemt her.
Først og fremmest kan du se alle dine noter, som er foretaget under opkaldet. Du kan også tilføje flere, hvis det er nødvendigt. Disse noter kan copy/pastes direkte over i en mail og automatisk medtage vigtige informationer så som, hvem der var med, tidspunkt og relaterede kontakter i CRM-systemet.
Du kan naturligvis også se hele transskriberingen, og denne kan oversættes til andre sprog, hvis det er nødvendigt. Det er også muligt at dykke dybere ned i transkriberingen og lave noter direkte heri, og der kan endda tilføjes noter fra andre brugere af CRM-systemet også.
Her ses ”Call Summary”, hvor du blandet andet kan tilgå transkriberingen af opkaldet, genhøre opkaldet, se notater og foreslåede aktiviteter baseret på indholdet i samtalen.
Automatiske foreslag til opgaver
Via de såkaldte action items kan du hurtigt oprette opgaver baseret på forslag fra systemet. Hvis der eksempelvis snakkes om at ringe igen i den kommende uge, kan systemet selv foreslå dig, at du opretter en opgave med dette opkald til den kommende uge.
Se oversigt over keywords og spørgsmål
Call Summary giver dig også en oversigt over alle de registrerede keywords, der er blevet opfanget under samtalen. Du kan selv definere en lang række keywords i opsætningen af Teams-integrationen, og det kan blandt andet være produkter, konkurrenter, brands, organisationer eller lignende. I Call Summary vil du så se hvor mange gange de enkelte keywords er sagt, og hvor I samtalen, de er sagt.
Systemet kan også selv opfange spørgsmål og sætte dem på en liste i Call Summary. Her kan du løbe spørgsmålene igennem for at være sikker på, at du enten fik svaret på spørgsmålet, eller sørge for, at du kan vende tilbage med svar til en kunde.
Et eksempel på keywords, der er blevet opfanget via et opkald i Dynamics 365 Sales Hub.
